Pengertian Relasi pada MS.Access

Ms Access 2010 ada merupakan bagian paket program aplikasi dari Ms Office 2010. Kita bisa membuat program aplikasi dan pengolahan database sekaligus dengan menggunakan Ms Access 2010.

Salah satu fitur dari Ms Access adalah fasilitas untuk melakukan relasi database yang dapat dilakukan dengan mudah di Ms Access.

Pengertian relasi database adalah hubungan yang terjadi pada suatu tabel/file dengan tabel /file lainnya yang saling berinteraksi dan bersinergi satu sama lainnya. 

Hubungan yang terjadi ini mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu :

1. One to One

2. One to Many 

3. Many to Many

Langkah-langkah untuk melakukan relasi database pada Microsoft Access 2010 adalah:

1. Klik Tab Database Tool pada Menu Ribbon

2. Klik Icon Relationship pada Group Relationship 

3. Selanjutkan akan tampil jendela Relationship dan jendela Show Table 

4. Pilih tabel yang akan direlasikan dan clik tombol Add

5. Jika semua tabel yang akan direlasikan sudah berada di jendela Relationship, klik Close

Agar suatu tabel dengan bisa direlasikan dengan tabel yang lainnya maka masing-masing tabel harus mempunya atribut Primary Key dan Foreign Key.

Cara untuk menghubungkan Primary Key pada tabel utama dan Foreign Key pada tabel lain adalah dengan cara Klik and Drag saja dengan menggunakan mouse, begitu mouse kita lepas maka akan ada 3 pilihan untuk model koneksinya yaitu:

1. Enforce Referential Integrity

2. Cascade Update Related Field

3. Cascade Delete Related Record

Nah apa dia ini .... ? Kenapa mesti ada pilihan ini ... ?

Referential Integrity merupakan suatu konsep database yang memastikan bahwa hubungan antara tabel tetap konsisten dan menjamin validasi hubungan antara record-record, dimana kita tidak dapat menambah record ke tabel yang berisi foreign key kecuali ada hubungan dengan tabel utama sesuai dengan tabel yang terhubung, apakah itu update maupun delete.

Contoh adalah tabel Employee dan tabel Manager. Tabel Employee mempunyai foreign key  dengan atribut ManagerID yang menunjuk/berelasi dengan tabel Manager di atribut ManagerID adalah Primary Key. Kita tidak bisa menambah record di tabel Employee kecuali  mengambil record dari atribut ManagerID di tabel Manager.

Cascade Update adalah setiap perubahan pada Primary Key di tabel utama, maka secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang berhubungan/berelasi dengan tabel utama.

Contoh adalah tabel Employee dan tabel Manager. Apabila dilakukan perubahan Primary Key di tabel Manager, makan secara otomasi mengubah nilai pada record-record atribut Foreign Key pada tabel Emloyee.

Cascade Delete adalah setiap penghapusan pada Primary Key di tabel utama, maka secara otomatis mengubah menghapus nilai-nilai record-record yang berhubungan/bereleasi dengan tabel utama. 

contoh relasi :

Sumber : www.johnfriadi.blogspot.com

Pengertian Query

   Query adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai jalan yang berbeda. Query dapat juga digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object form, report dan page. Dengan query, kita dapat mengolah data dalam banyak tabel menjadi satu informasi yang kita inginkan.

Hal penting yang harus diperhatikan adalah query tidak sama dengan table. Walaupun query dalam mode datasheet hampir sama tampilannya dengan table, namun query tidak dapat digunakan untuk menyimpan data sebagaimana table karena memang sumber data dari query adalah dari table. Jika sumber data dan structure table dimodifikasi, maka data dan structure query ikut berubah. Query dapat digunakan untuk menampilkan data yang didapat dari menggabungkan beberapa table menjadi satu tampilan datasheet. Salah satu keunggulan query adalah ia dapat menggunakan rumus atau formula yang terdapat didalam Access, serta dapat pula menggunakan fungsi buatan sendiri yang telah dibuat didalam macro dan module VBA.

Jenis-jenis Query

Didalam Microsoft Access, terdapat lima jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:

        Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan.

        Parameter Queries, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya criteria ataupun nilai tertentu.

        Crosstab Queries, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai judul kolom).

        Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:

a.       Delete Queries, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

b.      Update Queries, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.

c.       Append Queries, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu.

d.      Make-Table Queries, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

        SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a.       Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.

b.      Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored procedures didalam SQL Server.

c.       Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.

d.      Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery lagi.

Pembuatan Query

Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

        Menggunakan fasilitas wizard

        Secara design view

        Menggunakan kode SQL

Dari semua jenis query sebagaimana yang sudah disebutkan pada pelajaran sebelumnya, kendatipun diantaranya dapat dilihat dan dibuat secara visual (mode design view), tetaplah query tersebut bekerja diatas kode-kode SQL. Jadi sangat penting bagi kita selain memahami pembuatan query ini secara wizard maupun design view, adalah mempelajari dan memahami kode-kode SQL yang dibuat secara simple.

Contoh Query :

sumber : www.imopi.wordpress.com